E-faktura är en elektronisk faktura som skickas och tas emot i ett digitalt format via ett särskilt nätverk eller plattform direkt till mottagarens bank eller affärssystem.
Vad är ett operatörsnätverk?
För att skicka en e-faktura krävs det att mottagaren har en upprättad koppling till en operatörs nätverk som du skickar fakturan via. Därför kan det krävas att man skickar ut en inbjudan till fakturamottagaren innan de kan ta emot fakturan. När kopplingen är upprättad kan du skicka en e-faktura direkt från ditt faktureringsprogram till mottagarens bank eller affärssystem och fakturan lagras sedan helt elektroniskt. Om det redan finns en koppling till mottagaren i nätverket behöver du inte skicka en ny inbjudan utan kan skicka e-fakturan direkt till fakturamottagaren.
Hur fungerar e-faktura?
E-fakturor genereras, skickas, tas emot och lagras digitalt. När man skickar en faktura som en e-faktura blir den del av en mer automatiserad process. Vi har sammanfattat denna process i några steg:
- Fakturan skapas: Du skapar en e-faktura på precis samma sätt som en vanlig faktura.
- Inbjudan: Om mottagaren inte redan finns registrerad måste det skickas en inbjudan till mottagaren som de kan acceptera för att registreras i e-fakturanätverket.
- Skicka: När fakturan har skickats till mottagarens bank eller affärssystem så kan de enkelt verifiera fakturan.
Vad är skillnaden mellan e-faktura och e-postfaktura?
En e-faktura och en faktura som skickas via e-post är två helt olika utskicksmetoder. En e-faktura är en strukturerad digital faktura som skickas via ett operatörsnätverk, medan en e-postfaktura oftast är en PDF eller bildfil som skickas via e-post.
Vad är referens vid e-faktura?
Oftast krävs det en speciell referens för att skicka en e-faktura. Vid e-fakturering är det oftast inte en person eller enhet hos mottagaren som ska användas, utan en speciell kod som kunden ger dig. En referens i en e-faktura är alltså en unik identifierare som används för att koppla fakturan till en specifik transaktion, order eller kontrakt. Detta underlättar matchning och spårbarhet i affärsprocesser, och kan vara särskilt viktigt för bokföring och revision.
Vad är ett GLN-nummer?
Ett GLN-nummer är ett unikt identifieringsnummer som företag, organisationer eller myndigheter kan ha som en elektronisk adress för e-fakturering. När man skickar en e-faktura skickar man den oftast via ett GLN-nummer som ser till att fakturan kommer fram till rätt mottagare.
Vad är skillnaden mellan GLN-nummer och Peppol-ID?
Peppol-ID är en standard som används inom Peppol-nätverket som inkluderar mottagarens GLN-nummer. Utöver GLN-numret innehåller ett Peppol-ID en landskod som gör det lättare att identifiera numret i internationella sammanhang.
Vad är skillnaden mellan Svefaktura och Peppol?
Svefaktura är en svensk standard för e-fakturor, medan Peppol är en europeisk. Peppol tillåter gränsöverskridande transaktioner och är mer omfattande, medan Svefaktura främst används nationellt inom Sverige.