Det finns två alternativa metoder när du ska bokföra: faktureringsmetoden och kontantmetoden. En annan vanlig benämning för kontantmetoden är bokslutsmetoden, men båda benämningarna syftar till samma metod. Om ditt företag har en omsättning på över tre miljoner kronor måste faktureringsmetoden användas. Däremot om omsättningen är tre miljoner kronor eller mindre kan du själv välja bokföringsmetod när du startar din verksamhet.
Vad är skillnaden mellan faktureringsmetoden och kontantmetoden?
Faktureringsmetoden
Med faktureringsmetoden bokförs fakturor i två steg:
-
När fakturan skapas (fakturadatum):
Fakturan bokförs som en kundfordran eller leverantörsskuld, tillsammans med försäljning/inköp och moms, samma datum som den skapas. -
När betalningen sker (betalningsdatum):
Fordran eller skulden bokas bort från bokföringen och matchas med bankkontot.
Detta ger en mer detaljerad bild av företagets ekonomi och används ofta av företag med större omsättning.
Kontantmetoden (bokslutsmetoden)
Vid kontantmetoden bokförs fakturor endast när de betalas, vilket innebär att inga bokföringspost ska skapas förrän betalningen är genomförd (förutom vid bokslut).
Denna metod anses ofta vara enklare och är vanlig bland mindre företag eller enskilda firmor.
Ställ in din bokföringsmetod
Du går till Inställningar -> Bokföring för att ställa in din bokföringsmetod. Under avsnittet Bokföringsmetod markerar du det alternativ som passar ditt företag:
- Faktureringsmetoden
- Kontantmetoden
När du valt din faktureringsmetod sparar du inställningarna längst ner på sidan.
Vad händer om jag har använt fel bokföringsmetod?
Om fel bokföringsmetod har använts bör detta rättas så snart som möjligt. Vid korrigering eller byte av metod rekommenderar vi att du först kontaktar en redovisningskonsult för att säkerställa att ändringen hanteras korrekt.
En ändring av bokföringsmetod kan påverka din bokföring, särskilt om fakturor har skickats men ännu inte betalats. I samband med korrigeringen kan bokföringen därför behöva justeras så att intäkter och kostnader redovisas i rätt period.
En ändring av bokföringsmetod behöver också anmälas till Skatteverket. För mer information om vad som gäller vid ändring av bokföringsmetod kan du besöka Skatteverkets hemsida.
När allt är redo för bytet av bokföringsmetod kan du ändra inställningen genom att följa beskrivningen ovan.
Vad händer om jag har utställda fakturor och sedan byter bokföringsmetod?
Om du byter bokföringsmetod kan det påverka hur systemet hanterar utställda fakturor:
-
Från faktureringsmetoden till kontantmetoden
Om fakturor har bokförts med faktureringsmetoden innan bytet, kommer systemet fortfarande att känna av att en bokföringspost redan finns när betalningen kommer. Betalningen bokförs därför som om faktureringsmetoden fortfarande används.
-
Från kontantmetoden till faktureringsmetoden
Systemet anpassar sig automatiskt och fakturorna kommer framöver att bokföras i två steg istället för ett.Om du har använt kontantmetoden vid något tillfälle under året måste du välja bokföringsmetoden igen under dina inställningar när du ska göra ditt bokslut. Då får du tillgång till en länk till en bokslutsvyn som hjälper dig att periodisera obetalda fakturor som registrerats enligt kontantmetoden.
Vid bokslutet måste alla fakturor hanteras enligt faktureringsmetoden, även de som ursprungligen bokförts enligt kontantmetoden. Om detta inte görs kan företagets ekonomi bli missvisande eftersom obetalda fordringar och skulder inte syns i bokföringen. Det kan leda till att resultatet och balansen inte speglar företagets verkliga ekonomiska situation.