När du bokför inköp från utlandet och vill ha en egen kategosering av kostnaden av inköpet som exempelvis "kontorsmaterial" eller "IT-tjänster", kommer bokföringspostens omslutning (den totala summan i debet och kredit) att bli högre än själva kostnadsbeloppet. Det beror på att samma belopp bokas flera gånger för att både synas i den egna kategoriseringen och i momsrapporten, samtidigt som det bokas bort igen för att undvika dubbel kostnad som påverkar resultaträkningen.
Ställ in momstyp i underlagsformuläret
När du laddar upp ett underlag anger man vilken momstyp inköpet har. Valet av momstyp avgör alltså om det blir konton för varor eller tjänster, och om det ska bokas som ett EU-inköp, ett inköp från land utanför EU, eller ett svenskt inköp med omvänd moms.
Läs mer: Hantera kostnadsunderlag
Hur du bokför
Exempel på en bokföringspost
Om du köper en IT-tjänst från ett företag inom EU (exempelvis en molntjänst från Irland) så bokförs det enligt huvudregeln för tjänster. Då gäller omvänd skattskyldighet och det ska synas i momsrapporten.
Nedan ser du ett exempel på en leverantörsfaktura för en it-tjänst med belopp på 10 000 kr exkl. moms:
För att förstå hur bokningen hänger ihop är det bra att titta på varje rad för sig. Nedan kan du se en genomgång konto för konto:
-
1930 Företagskonto/checkkonto/affärskonto
Här bokas själva betalningen ut från bankkontot. Det är krediten som visar att pengarna lämnat kontot. -
6540 IT-tjänster
Detta är ditt eget kostnadskonto för att kategorisera utgiften. Här ser du att kostnaden gäller just IT-tjänster, vilket gör det enkelt att följa upp i resultaträkningen. -
2614 Utgående moms, omvänd skattskyldighet 25 %
Här bokas den moms du "skulle ha betalat" om tjänsten hade köpts i Sverige. Detta är en ren rapporteringsrad till Skatteverket. -
2645 Beräknad ingående moms på förvärv från utlandet
För att kvitta bort den fiktiva utgående momsen bokas samma belopp här. Resultatet blir att ingen verklig moms ska betalas, men momsrapporten visar både utgående och ingående moms. -
4535 Inköp av tjänster från annat EU-land, 25 %
Här bokas kostnaden en gång till, men nu på ett särskilt konto som är kopplat till momsrapporten. Detta konto gör att Skatteverket ser att det gäller ett tjänsteinköp från EU. -
4599 Justering, omvänd moms
Eftersom kostnaden nu finns bokad både på ditt eget konto (6540) och momsrapportens konto (4535) behöver den bokas bort igen så att resultaträkningen inte räknar dubbelt. Konto 4599 fungerar som denna justering.
På så sätt får du både din egen kostnadsuppföljning och en korrekt momsrapport. Justeringen på konto 4599 används för att ta bort den extra kostnadspost som annars skulle uppstå. Det gör att resultaträkningen inte visar en för hög kostnad, även om debet- och kreditsumman i verifikationen överstiger underlagets belopp.
Så hanteras momsen
När det gäller momsen bokas den upp på två konton:
- Ett konto för utgående moms ( i exemplet ovan används konto 2614).
- Ett konto för beräknad ingående moms (oftast 2645).
De här två tar ut varandra, eftersom internationell och omvänd moms bara är en rapportering. Du betalar alltså ingen moms i verkligheten, men Skatteverket får den information de behöver.
Manuellt skapad bokföringspost med internationell moms
Om du laddar upp eller skickar dina underlag till systemet under menyalternativet Samla in kan du automatisera hanteringen underlagen genom att ange rätt momstyp. Om du istället ska bokföra dina inköp med internationell moms manuellt utan att ladda upp ditt underlag under Samla in kan du följa tabellen nedan för att bokföra inköpen.
Vilket konto som används beror på om inköpet avser varor eller tjänster samt om det sker inom eller utanför EU. Tabellen nedan är därför uppdelad efter inköp från utlandet beroende på om det gäller varor eller tjänster.