Ett privat utlägg uppstår när någon betalar en företagskostnad med egna pengar. Vilket betyder att du som privatperson, eller anställd, tillfälligt har lagt ut pengar för företagets räkning. Företaget blir då skyldigt personen pengar tills ersättning betalas ut.
Hur utlägget ska bokföras beror på:
- Företagsform
- Vem som har gjort utlägget
När pengarna sedan ska återbetalas måste det bokföras mot rätt kostnadskonto beroende på vem som har gjort utlägget och vilken företagsform som företaget har.
* I handelsbolag används ofta respektive delägares egna kapitalkonto.
Grundregeln för bokföring av privata utlägg är:
- Kostnaden bokförs alltid i debet på rätt kostnadskonto.
- Skulden bokförs i kredit på ett skuldkonto.
- När ersättning betalas bokas skulden bort.
Exempel
Du köper kontorsmaterial för 1 000 kr (inkl moms) med ditt privata kort:
- Du har lagt ut 1 000 kr
- Företaget har fått en kostnad på 800 kr samt 200 kr i avdragsgill moms
- Företaget är skyldig dig 1 000 kr
Bokföringen ska tydligt visa både kostnaden och skulden som har uppstått.
Exempel på bokföring av köpet
*Se den första tabellen ovan för att avgöra vilket konto som ska användas i respektive fall.
När kostnaden bokförs i debet på kostnadskontot visar det att företaget har haft en utgift. När samma belopp bokförs i kredit på skuldkontot visar det att företaget nu är skyldigt någon pengar.
När pengarna ska betalas tillbaka
När företaget betalar tillbaka pengarna sker två saker samtidigt i bokföringen: skulden till dig tas bort och pengar betalas ut från företagskontot.
När skulden betalas tillbaka minskar företagets skuld och därför hamnar den i debet. Eftersom företaget tidigare var skyldigt dig beloppet behöver skulden minska när ersättningen betalas. Samtidigt som saldot på bankkontot minskar. Bokföringen visar därmed både att skulden är reglerad och att utbetalningen har genomförts.