Ett räkenskapsår är den period som ett företag använder för sin löpande bokföring. Vanligast är ett kalenderår (1 januari – 31 december), men vissa företag har brutet räkenskapsår som börjar en annan månad.
Läs mer: Räkenskapsår
Räkenskapsåret fastställs när företaget startas och ska sedan följas konsekvent. Det är den här perioden som avgör hur bokföringen delas upp, oavsett vilket bokföringssystem som används eller om du byter system under tiden.
Om räkenskapsåret är felaktigt upplagt finns det olika sätt att rätta till det på beroende på om du redan har börjat bokföra eller inte.
Så ändrar du räkenskapsåret
Under Inställningar → Bokföring ser du ditt nuvarande räkenskapsår med start- och slutdatum samt momsperiod. Klicka på knappen Ändra till höger om det inskrivna räkenskapsåret för att redigera uppgifterna.
Du kan ändra följande:
- Startdatum: när räkenskapsåret börjar
- Slutdatum: när räkenskapsåret slutar
- Momsperiod: hur ofta du redovisar moms (månadsvis, kvartalsvis, årsvis eller inte alls)
Du klickar sedan på Uppdatera för att spara dina ändringar.
Varför går det inte att ändra räkenskapsåret?
Det finns några situationer där systemet inte tillåter att du ändrar datumen för ett räkenskapsår:
- Det finns bokföringsposter inom perioden – du kan inte sätta ett startdatum efter den första bokföringsposten eller ett slutdatum före den sista. Ta bort eller flytta posterna först.
- Det finns en registrerad ingående balans (IB) – räkenskapsåret kan inte ändras om en importerad ingående balans är kopplad till startdatumet.
- Det finns godkända momsrapporter – räkenskapsåret kan inte ändras förrän momsrapporterna har låsts upp.
- Räkenskapsåret blir längre än 18 månader – ett räkenskapsår får inte vara längre än 18 månader.
- Perioden överlappar ett annat räkenskapsår – varje räkenskapsår måste ha en egen, unik period.
Om två räkenskapsår behöver slås ihop kan det också uppstå problem med verifikationsnummer. Det beror på att samma verifikationsnummer kan finnas i båda åren. Då behöver bokföringen rättas innan räkenskapsåren kan ändras.
Alternativ 1: Radera bokföringen och ändra räkenskapsåret
Om du inte kan ändra räkenskapsåret eftersom det finns bokföringsposter inom perioden, kan du först radera bokföringen på kontot och sedan ändra räkenskapsåren.
Det här kan passa om du vill behålla kunder och kundfakturor på samma konto.
Så här gör du:
- Gå till Bokföring -> Bokför
- Öppna fliken Bokfört
- Ta bort den senaste bokföringsposten i varje serie
- Fortsätt tills all bokföring är borttagen
- Justera räkenskapsåren
- Bokför om det som behöver läggas in igen
Den senaste bokföringsposten visas överst i listan. När all bokföring är borttagen kan räkenskapsåren justeras.
Med den här lösningen behöver du sedan bokföra om det som du har raderat.
Alternativ 2: Skapa ett nytt konto och importera bokföringen
Det andra alternativet är att skapa ett nytt konto, exportera bokföringen med SIE-export och sedan importera filen till det nya kontot.
Det här kan passa om du vill börja om på ett nytt konto med rätt räkenskapsår.
Så här gör du:
- Gå till Bokföring -> Bokför
- Öppna fliken Bokfört
- Exportera bokföringen med SIE-export
- Skapa ett nytt konto
- Importera SIE-filen på det nya kontot
- Avmarkera Räkenskapsår när du importerar
Det gamla kontot ska inte användas för fortsatt bokföring efter flytten. Det bör endast ligga kvar som arkiv.