Hantera kostnadsunderlag

Beroende på vilken bokföringsmetod du använder hanteras och redovisas dina underlag på olika sätt i bokföringen. Med kontantmetoden bokförs underlaget först när pengarna faktiskt betalas ut. Vid faktureringsmetoden bokförs underlaget både vid mottagande av fakturan och vid betalningstillfället.

Öppna upp underlaget

När du skickat in dina kvitton, fakturor och övriga underlag till systemet samlas de i din Inkorg under Bokföring -> Samla in. Där kan du se alla inkomna underlag och öppna dem för att tolka och förbereda dem för din bokföring. 

Tolka underlaget

Det finns två alternativ för att tolka underlagen på:

• Tolka automatiskt med AI
  AI-tolkningen är ett smart sätt att spara tid. Systemet läser automatiskt av innehållet och fyller i uppgifter som leverantör, datum, belopp och moms. Om något behöver justeras kan du enkelt redigera dessa fält.
   
• Tolka manuellt
  Om du väljer att tolka manuellt får du själv fylla i samtliga fält själv. 

Underlagsformuläret

Nedan kan du se en lista över samtliga fält som kan fyllas i. Beroende på typ av underlag visas bara vissa av dessa fält. För att säkerställa att all information registreras korrekt är det därför viktigt att ange rätt typ för underlaget från början. Läs mer om de olika typerna av kostnadsunderlag.

Fyll i de fält som är relevanta för den typ av underlag som du registrerar. 

• Leverantör: Välj den leverantör som underlaget kommer ifrån.
• Typ av underlag: Välj typ av underlag som du ska registrera.
• Summa inkl. moms: Totalt belopp inklusive moms.
• Valuta: Valuta som används på underlaget.
• Summa i SEK: Motsvarande belopp i SEK om underlaget är i annan valuta än SEK.
• Datum: Datum för när betalningen eller köpet genomfördes.
• Fakturadatum: Datumet som står på fakturan och visar när den skapades.
• Förfallodatum: Datumet då fakturan senast ska vara betald.
• Betaldatum: Datum för när betalningen genomfördes. Detta fält ska endast fyllas i om fakturan redan är betald och betalningsdatumet är känt. Fältet fylls automatiskt i om banktransaktioner matchas mot underlaget.
• Fakturanummer: Fakturanummer anges om underlaget är en faktura.
• Kommentar: Specifik information om underlaget, exempelvis extra information till redovisaren om vad köpet gäller.
• Momstyp: Momstyp för inköpet, till exempel köp i Sverige, inköp från EU eller inköp utanför EU.
• Momssats: Summan för de olika momssatserna som är specificerade på underlaget om det finns svensk moms. Vid utlandsinköp sätts momsen automatiskt utifrån beloppet i SEK.
• Kategorier: Välj en passande kategori för att underlätta bokföringen. Om ingen befintlig kategori passar kan du skapa en egen.

När alla fält är ifyllda kan du spara underlaget genom att klicka på knappen Spara.