Insamling
Du kan samla in dina utgiftsunderlag för bokföringen under sektionen Samla in i menyn. Det finns tre sätt som du kan samla in underlagen på som du kan läsa mer om nedan. När filer laddas upp eller skickas in sparas det automatiskt i din inkorg.
Fota kvitton
Använd knappen Fota kvitto eller Nytt bokföringsunderlag för att ta en bild av kvitton eller ladda upp en fil från din dator. Knappens namn varierar beroende på om du använder en mobil eller dator. Du kan tolka underlaget med hjälp av AI eller fylla i underlagsformuläret manuellt direkt vid uppladdning eller senare via inkorgen.
E-post
Vidarebefordra digitala leverantörsfakturor till din förvalda e-postadress för inkommande underlag, som du hittar under Bokföring -> Samla in. Fakturor som skickas in måste vara i PDF-format.
Manuell inmatning
Om underlaget inte kan laddas upp kan du klicka på knappen Manuell och fyll i leverantör, belopp, datum och annan nödvändig information. Du har även möjlighet att lägga till en bild på underlaget senare.
Filter & datumväljare
För att lättare hitta specifika underlag kan du filtrera vyn och använda datumväljaren.
-
Filter:
Använd filter för att sortera underlag baserat på exempelvis leverantör, belopp eller andra parametrar. -
Datumväljare:
Ställ in ett specifikt datumintervall för att begränsa sökningen till en viss tidsperiod.
Läs mer: Filtrera dina kvitton och bokföringsunderlag
Inkorgen
Om du har flera underlag i din inkorg kommer du att kunna klicka på fliken Inkorg för att se och administrera dina uppladdade underlag.
När du klickar på ett underlag visas filen och du kan välja att tolka det på två sätt:
- Automatiskt med AI
- Manuellt genom att fylla i formuläret själv
Beroende på vilken typ av underlag som du har laddat upp kommer du få fram ett formulär som du får komplettera med information om underlaget. Om du AI-tolkar innehåller kommer flera av fälten att redan vara ifyllda med information från underlaget. Om du istället tolkar manuellt ska alla fälten fyllas i av dig själv.
Läs mer: Hantera kostnadsunderlag
Hantera inkomna underlag
När du har samlat in underlag kommer de att sorteras i olika kategorier beroende på deras typ och status:
- Förfallna: Leverantörsfakturor eller kortfakturor som har passerat förfallodatum och inte har matchats med en transaktion visas som förfallna.
- Obetalda: Om du har registrerat en leverantörsfaktura eller kreditfaktura som ännu inte har förfallit och inte har matchats med en transaktion, visas den som obetald.
- Betalda: Kvitton och kontantfakturor registreras direkt som betalda när de kategoriseras i systemet.
- Övrigt: Underlag som markeras som övrigt / annat kommer att hamna i denna kategori. Kategorin definierar inte om underlaget är en kostnad eller intäkt. Här hamnar även bokföringsposter som gjorts manuellt och där man laddat upp ett underlag vid ett senare tillfälle.
- Inkorg: Här hamnar alla inkommande underlag. Du kan läsa mer om denna kategori under nästa rubrik.
Kolumner
När underlagen har tolkats kategoriseras de beroende på underlagets status.
När underlagen är tolkade och kategoriserade så hamnar de i en lista under sin kategori. Listan har flera kolumner som gör det lätt att få en överblick över underlaget och innehåller:
- #: Tolkade underlag numreras och här kan du se underlagets nummer.
- Leverantör: Vilken leverantör som är angiven på underlaget.
- Typ: Vilken typ av underlag som är angivet för underlaget.
- Summa: Den angivna summan på underlaget.
- Datum: Det angivna datumet på underlaget.
- Betald: Ifall underlaget är markerat som betald. Om den inte är det så kan du klicka i rutan för att få fram ett betalformulär för att markera underlaget som betalt.
- Moms: Vilka momssatser som är angivna för underlaget.
- Kategori: Den kategori som underlaget tilldelats.
Underlagsformuläret
När du klickar på en rad öppnas underlagsformuläret där du kan granska uppgifterna och ändra dem om det skulle behövas.
Läs mer: Hantera kostnadsunderlag