Om du har använt företagets kreditkort för inköp och får en samlad kreditkortsfaktura som vanligtvis kommer i samband med månadsskiftet, ska du inte bokföra varje köp separat. Istället använder du specialfunktionen för kortfakturor. Alla underlag som du fått vid köptillfället ska samlas in som vanligt, men istället för att bokföra de enskilda underlagen, bokför du dem tillsammans med kreditkortsfakturan som en helhet.
Förbered kreditkortsfakturan för bokföring
När du har skickat in dina kvitton och underlag till systemet samlas de i din Inkorg under menyn Bokföring -> Samla in. För att öppna din periodfaktura från kreditkortsutgivaren, klicka på den inkomna filen i inkorgen. Då kan du välja att tolka kortfakturan antingen automatiskt med hjälp av AI eller manuellt genom att själv mata in uppgifterna.
Se till att den valda dokumenttypen är Kreditkortsfaktura. Detta gör det möjligt att koppla andra underlag direkt till kortfakturan.
Fyll sedan i de övriga fälten i underlagsformuläret. När alla fält är ifyllda klickar du på knappen Skapa för att gå vidare till nästa steg.
I nästa steg får du förslag på Underlag som går att koppla längst ner i formuläret. För att lägga till ett underlag kryssar du i checkboxen bredvid underlaget i listan. Underlaget kommer då att kopplas till kortfakturan och läggas i listan över kopplade underlag.
För att ångra en koppling, klicka ur checkboxen bredvid underlaget.
Ovanför din lista med kopplade underlag kan du se antalet kopplade underlag samt den sammanlagda summan för vad som återstår att redovisas.
Hantera ogiltiga underlag
Om ett underlag är ogiltigt kan du klicka på det för att öppna ett formulär där du kan komplettera underlaget med det som saknas. Vid behov kan du också klicka dig vidare till underlagsvyn för en tydligare översikt.
När alla underlag är giltiga
När alla underlag är giltiga, kommer du se att det står att det är 0 kr kvar att redovisa för underlaget.
Då är kortfakturan redo att matchas mot en betalning och bokföras. Längst upp hittar du även länken Visa avstämning för denna kortfaktura som ger dig en sammanställning av de kopplade underlagen och deras respektive kategorier.