Om du har en transaktion utan underlag behöver du dokumentera varför underlag saknas och bokföra transaktionen på rätt sätt. Det gör bokföringen tydligare och underlättar vid avstämning, bokslut och eventuell granskning.
I fakturan.nu finns flera fördefinierade alternativ som hjälper dig att hantera transaktioner utan underlag. Vilket alternativ som passar bäst beror på din företagsform och typ av transaktion.
Utgående transaktioner
Underlaget är borta
Använd det här alternativet när kvittot, fakturan eller annat underlag är förlorat och inte går att få fram igen. Försök i första hand att få en kopia av underlaget från leverantören.
- Enskild firma: Om underlaget är borta och du inte kan styrka att transaktionen avser en kostnad i verksamheten, bokförs den som ett övrigt eget uttag på konto 2013. Det innebär att utgiften behandlas som privat i bokföringen.
- Aktiebolag: Om det inte går att fastställa hur transaktionen ska bokföras placeras den tillfälligt på OBS-konto 2999. Kontot behöver följas upp och nollas innan bokslut genom att transaktionen utreds och bokförs på rätt konto.
Betalning av skuld i annat system
Det här alternativet används när du betalar en leverantörsskuld som finns bokförd men inte är registrerad i fakturan.nu. Exempelvis om en leverantörsfaktura bokförts i ett tidigare bokföringsprogram och du nu ska bokföra betalningen. Transaktionen bokförs som ej reskontraförda leverantörsskulder på konto 2448.
Fel betalkort använt (enskild firma)
Använd det här alternativet om du har använt företagets betalkort för ett privat inköp. Transaktionen bokförs som ett övrigt eget uttag på konto 2013.
Det gör det tydligt varför transaktionen finns på företagskontot och hur den har hanterats i bokföringen.
Eget uttag (enskild firma)
Det här alternativet passar när du tar ut pengar ur din enskilda firma för privat bruk och uttaget inte passar in i någon annan kategori.
Det kan till exempel vara när du för över pengar från företagskontot till ditt privata konto för privat användning. Transaktionen bokförs då som ett övrigt eget uttag på konto 2013.
Utdelning till aktieägare (aktiebolag)
Använd det här alternativet när bolaget betalar ut en beslutad utdelning till aktieägare.
Utdelningen ska vara beslutad, vanligtvis av bolagsstämman. När utdelningen beslutas bokförs en skuld till aktieägarna. När utdelningen sedan betalas ut matchas transaktionen mot den bokförda skulden.
Inkommande transaktioner
Ränteintäkter från bank
Det här alternativet används för ränteintäkter som företaget får från banken. Räntan räknas som en finansiell intäkt och bokförs inte som vanlig försäljning.
Transaktionen bokförs som ränteintäkt från bank på konto 8311.
Betalning för faktura i annat system
Använd det här alternativet när företaget tar emot en betalning för en kundfaktura som inte finns registrerad i fakturan.nu. Det kan till exempel vara om
du tidigare har bokfört fakturan i ett annat bokföringsprogram och nu ska bokföra betalningen.
Betalningen bokförs mot den tidigare bokförda kundfordran, utan att du behöver skapa en ny faktura i fakturan.nu. På så sätt undviker du att samma kundfordran bokförs två gånger. Transaktionen bokförs som ej reskontraförda kundfordringar på konto 1518.
Egen insättning (enskild firma)
Det här alternativet passar när du sätter in privata pengar i din enskilda firma. Det kan till exempel vara när du för över pengar från ditt privata konto till företagskontot för att täcka ett tillfälligt likviditetsbehov eller betala företagets kostnader.
En egen insättning räknas inte som en intäkt, utan som pengar du som ägare tillför verksamheten. Transaktionen bokförs därför som en övrig egen insättning på konto 2018.
Transaktioner på skattekontot
Om du har kopplat ditt skattekonto kan de flesta transaktioner matchas automatiskt till flera fördefinierade alternativ baserat på transaktionens text. Det innebär att du vanligtvis inte behöver välja något manuellt.
Exempel på vanliga transaktioner på skattekontot är:
- Intäktsränta – ränta som tillgodoräknas på skattekontot.
- Kostnadsränta – ränta som debiteras på skattekontot.
- Debiterad preliminärskatt – preliminär skatt som debiteras på skattekontot.
- Slutlig skatt – reglering av slutlig skatt.
- Avdragen skatt – skatt som dragits av på lön.
- Arbetsgivaravgifter – arbetsgivaravgifter som redovisas via skattekontot.
- Moms – inbetalning eller återbetalning av moms.
- Kompensation för höga sjuklönekostnader – ersättning från Skatteverket.
Läs mer: Koppla dina konton
När skattekontot inte är kopplat
Om du har en banktransaktion till eller från skattekontot på ett anslutet bankkonto, men skattekontot inte är anslutet som ett eget konto i fakturan.nu, saknas det underlag att matcha transaktionen mot.
Transaktionen hamnar i stället under Att bokföra med meddelandet “Banktransaktionen saknar underlag”. Det betyder att systemet inte kan skapa ett bokföringsförslag automatiskt och du behöver därför bokföra transaktionen manuellt. När bokföringen är klar visas transaktionen som matchad.
Läs mer: Skattekonto som enskild företagare