När du köpt saker på faktura från en leverantör kan du vidarebefordra fakturan till systemet genom att skicka den till e-posten för inkommande underlag som du hittar uppe till höger under Bokföring -> Samla in. Fakturan måste vara bifogad som en PDF-fil för att systemet ska kunna registrera den korrekt.
Bokför enligt din metod
När fakturan är uppladdad och syns i systemet, bokförs den olika beroende på vilken bokföringsmetod du använder:
-
Faktureringsmetoden:
Fakturan bokförs två gånger – först som en leverantörsskuld vid fakturadatum och sedan som betald vid betaldatum. -
Kontantmetoden:
Fakturan bokförs endast vid betaldatum.
Fakturadatum och betaldatum är de viktigaste datumen för bokföringen, men en leverantörsfaktura innehåller också ett förfallodatum. Förfallodatum används för att hålla koll på obetalda fakturor och avgör om de hamnar i systemets röda kolumn för förfallna fakturor. Bokföringsmässigt är det dock fakturadatum och betaldatum som styr hur fakturan hanteras.
Förbered fakturan för bokföring
När leverantörsfakturan är uppladdad finns den i din Inkorg under Bokföring -> Samla in. Klicka på den inkomna fakturan för att öppna den. Här kan du tolka fakturan automatiskt med AI eller manuellt fylla i uppgifterna.
Se till att Leverantörsfaktura är valt som typ av underlag.
Fyll därefter i de andra fälten i underlagsformuläret som du ser.
När alla uppgifter är ifyllda kan du klicka på knappen Skapa för att spara uppgifterna.
Efter att fakturan är registrerad hamnar den i din lista över obetalda fakturor under Bokföring -> Samla in. När betalningen är genomförd och transaktionen har synkats genom din bankkoppling kommer fakturans status uppdateras till betald och den flyttas till listan över betalda underlag.
Manuell registrering av betalning
Om du inte har en bankkoppling via BankID kan du istället registrera betalningen manuellt när den inkommit.
Då börjar du med att söka upp underlaget som ska markeras som betald och klicka på det för att få fram underlagsformuläret. I formuläret klickar du på knappen Betald?. Då kommer du att få fram en betalningsruta där du kan:
- Ange datum för betalningen.
- Fylla i det belopp som betalades.
- Ange om betalningen skedde kontant.
När du fyllt i betalningsformuläret Sparar du det och uppdaterar bokföringsunderlaget genom att klicka på Spara ändringar.