Kostnadskategorier

Kategorier hjälper programmet att förstå hur olika transaktioner ska bokföras. Det finns ett antal förinställda kategorier i systemet som är kopplade till specifika bokföringskonton men du kan även skapa egna kategorier vid behov. Genom att använda dessa kategorier kan du automatisera stora delar av din bokföring, vilket både sparar tid och minskar risken för fel.

Om du har angett en leverantör för underlaget kan systemet även ge rekommendationer på vilka kategorier du kan matcha underlaget mot baserat på dina tidigare val för samma leverantör.

Anpassning av kategorier efter företagsform

Kategorierna skiljer sig åt beroende på om ditt företag är en enskild firma eller ett aktiebolag. Om ditt företag är en enskild firma antar systemet att du inte har någon anställd personal. Om du som enskild företagare har anställda behöver du anpassa bokföringskonton för vissa kategorier.

Olika kategorier

Det finns två typer av kategorier: vanliga och smarta.

• Vanliga kategorier: 
  En vanlig kategori är kopplad till ett bokföringskonto och hjälper till att automatisera processen genom att koppla transaktionen till rätt konto.
• Smarta kategorier: 
  En smart kategori är utformad för att underlätta och automatisera bokföringen även i de fall där det är mer avancerat än att bara koppla ett konto. De kan hjälpa dig att fylla i viktiga detaljer, som antal personer och namn vid representation, eller hantera beräkningar automatiskt, som att bokföra halva momsen för hyrbilskostnader. Genom att välja en smart kategori när du registrerar underlaget kan du låta systemet arbeta i bakgrunden för att göra din bokföring smidigare. 

Om en kategori är en smart kategori kan du se det genom att klicka på redigera. I kategoritabellen finns ett frågetecken bredvid de smarta kategorierna. 

Genom att hålla muspekaren över frågetecknet får du mer information om de extra funktionerna som gör kategorin smart.

Redigera kategorier

Du kan enkelt redigera befintliga kategorier eller dölja dem från listan över kategorier som du ser i underlagsformuläret, så att bara de relevanta alternativen visas för dig.

• Redigera kategorier: 
  När du klickar på en kategori i listan får du upp namn och kopplat bokföringskonto. Här kan du redigera kategorin så att den passar ditt företag bättre.
• Dölja kategorier: 
  Om det finns kategorier du inte använder kan du dölja dem genom att bocka i rutan för de kategorierna som du vill dölja.

Lägga till egna kategorier

Om du vill lägga till en ny kategori kan du göra det genom att klicka på redigera och sedan på knappen Ny kategori längst upp i kategorilistan.

I formuläret anger du ett namn på kategorin. Du måste också koppla kategorin till ett bokföringskonto i kontoplanen. Det kan vara antingen ett standardkonto eller ett eget konto som du lagt till i kontoplanen.

Läs mer: Kontoplan

Kategorier som du skapar själv är alltid vanliga kategorier, inte smarta kategorier.

Förslag på kategorier baserad på tidigare bokföring

Om du har laddat upp en SIE-fil med din bokföring från tidigare år så kommer systemet att föreslå kategorier att lägga till med namn och kostnadskonto. Dessa förslag visas i listan med kategorier när du klickar på knappen redigera.

Lägg till fler kategorier

Om du redan har valt en kategori kan du lägga till flera om du exempelvis har ett underlag som ska delas in i flera kategorier. Detta gör du genom att klicka på knappen lägg till flera. Efter att du har lagt till flera kategorier kan du ange belopp exklusive moms för varje kategori som du har lagt till.