Bokför fakturor med ROT, RUT eller Grön teknik

När du ska bokföra fakturor som du har skapat med ROT, RUT eller Grön teknik finns det ett flöde som du kan följa i systemet.

Så här ser flödet ut:

1. Skapa fakturan med ROT, RUT eller Grön teknik
   Lägg till avdraget direkt på fakturan och skicka sedan fakturan till kunden.
2. Exportera fakturan till Skatteverket
   När kunden har betalat sin del av fakturan exporterar du underlaget som XML-fil direkt från fakturavyn och skickar begäran om utbetalning till Skatteverket.
3. Ladda upp beslutet från Skatteverket
   När Skatteverket har fattat beslut laddar du upp beslutsfilen från Skatteverket  under Bokföring → Samla in. Då uppdateras statusen i ROT/RUT-rapporten (länk).
4. Registrera utbetalningen från Skatteverket på fakturan
   Med bankkoppling registreras utbetalningen från Skatteverket in automatiskt.
   Utan bankkoppling registrerar du utbetalningen manuellt på fakturan.
5. Bokför utbetalningen
   När betalningen är registrerad på fakturan skapas en affärshändelse under Bokföring → Bokför → Att bokföra, där du kan bokföra utbetalningen.

I den här artikeln går vi igenom ett exempel på hur du bokför fakturor med ROT-avdrag. Vi förklarar också vad varje steg i bokföringsprocessen innebär och hur du följer upp fakturorna i ROT/RUT-rapporten.

Skapa en faktura med ROT, RUT eller Grön teknik

I fakturan.nu kan du fakturera med ROT, RUT eller Grön teknik och följa hela processen från faktura till utbetalning. I den länkade artikeln nedan kan du läsa mer om hur du lägger till avdraget på fakturan.

Läs mer: Fakturera med ROT, RUT och Grön teknik

Hur du bokför en faktura med ROT, RUT eller Grön teknik

När du skickar en faktura med avdrag för ROT-, RUT eller Grön teknik delas betalningen upp mellan kunden och Skatteverket. Kunden betalar sin del direkt till dig, medan resterande belopp betalas ut av Skatteverket efter att ansökan har behandlats.

Därför sker betalning och bokföring i flera steg, och hur du bokför beror på om du använder faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

Nedan ser du exempel på hur en faktura bokförs beroende på vilken bokföringsmetod du använder.

Vi utgår från följande exempel:

• Arbetskostnad exkl. moms: 4 000 kr
• Moms 25 %: 1 000 kr
• Totalt inkl. moms: 5 000 kr
• ROT-avdrag: 1 500 kr
• Kunden betalar: 3 500 kr
• Skatteverket betalar: 1 500 kr

Faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden bokförs fakturan i tre steg: när fakturan skickas, när kunden betalar sin del och när Skatteverkets utbetalning kommer.

Steg 1 – När fakturan bokförs

Systemet skapar automatiskt ett bokföringsförslag på den skapade fakturan. Du hittar och bekräftar förslaget under Bokföring → Bokför → Att bokföra.

I det här steget skapas två fordringar: en på kunden och en på Skatteverket. Tillsammans motsvarar de fakturans totala belopp, inklusive moms.

Konto 1513 Preliminär skattereduktion fungerar som en fordran på Skatteverket och nollställs när Skatteverkets utbetalning kommer in i steg 3.

Steg 2 – När kunden betalar

När kunden betalar sin del regleras kundfordran på konto 1510. Med bankkoppling hämtas betalningen från kunden automatiskt och du kan enkelt matcha den till fakturan. Annars registrerar du betalningen manuellt direkt på fakturan.

Steg 3 – När Skatteverket betalar

När Skatteverket betalar ut resterande belopp regleras fordran på konto 1513. Med bankkoppling hämtas utbetalningen från Skatteverket automatiskt och du kan enkelt matcha den till fakturan. Annars registrerar du betalningen manuellt direkt på fakturan genom att lägga till en betalning och bocka i rutan Från Skatteverket.

Kontantmetoden

Med kontantmetoden bokförs ingenting när fakturan skapas. I stället skapas bokföringsunderlag automatiskt när betalning sker: ett när kunden betalar och ett när Skatteverket betalar.

Steg 1 – När kunden betalar

När kunden betalar bokförs den del av intäkten och momsen som motsvarar kundens betalning. Med bankkoppling hämtas betalningen från kunden automatiskt och du kan enkelt matcha den till fakturan. Annars registrerar du betalningen manuellt direkt på fakturan.

Steg 2 – När Skatteverket betalar

När Skatteverket betalar ut resterande belopp bokförs den återstående delen av intäkten och momsen. Med bankkoppling hämtas utbetalningen från Skatteverket automatiskt och du kan enkelt matcha den till fakturan. Annars registrerar du betalningen manuellt direkt på fakturan genom att lägga till en betalning och bocka i rutan Från Skatteverket.

Ladda upp beslut från Skatteverket

När Skatteverket har behandlat din ansökan får du ett beslut. Med beslutet finns en bifogad beslutsfil (en JSON-fil) som du laddar upp under Bokföring -> Samla in.

När du laddar upp filen registreras det belopp som Skatteverket har godkänt i systemet. Det är inte alltid samma belopp som du ansökte om, eftersom Skatteverket kan ha justerat beloppet, till exempel om kunden har utnyttjat hela sitt utrymme för ROT- eller RUT-avdrag.

Uppladdningen bokför ingen betalning, utan registrerar endast Skatteverkets beslut i systemet. Själva bokföringen sker först i nästa steg, när Skatteverkets utbetalning kommer in på företagets bankkonto och matchas via bankkopplingen eller när du manuellt registrerar betalningen på fakturan.

När du laddar upp filen:

• Uppdateras statusen i ROT/RUT-rapporten från Exporterad till Beslutat (läs mer i avsnittet “ROT/RUT-rapport med statusöversikt” nedan).
• Kan du matcha beslutade utbetalningar mot fakturorna beslutet gäller.

Filen gör det alltså enklare att matcha utbetalningar, särskilt om flera beslut betalas ut samtidigt eller om det beslutade beloppet skiljer sig från det avdrag som fanns på fakturan från början.

Utbetalning från Skatteverket med bankkoppling

Om du har bankkoppling läses insättningen från Skatteverket in automatiskt från banken. Systemet kan då känna igen utbetalningen och matcha den mot rätt faktura.

När matchningen är klar skapas en affärshändelse under Bokföring -> Bokför -> Att bokföra. Du får då automatiskt ett bokföringsförslag.

Manuell registrering utan bankkoppling

Du kan även hantera dina fakturor med ROT, RUT eller Grön teknik i systemet utan en bankkoppling. 

I fakturans betalningsvy finns en särskild sektion för Skatteverkets utbetalning där du kan registrera betalningen manuellt genom att ange datum och belopp. Då skapas underlaget för utbetalningen direkt i systemet, även utan bankkoppling.

Vad är skillnaden mellan bankkopplingen och uppladdning av beslut?

Bankkopplingen och uppladdningen av beslut från Skatteverket fyller olika funktioner i flödet.

• Bankkopplingen visar att pengarna har kommit in på företagets bankkonto och med vilket belopp.
• Beslutet från Skatteverket visar vilka fakturor utbetalningen gäller och vilket belopp som har godkänts.

De två delarna kompletterar därför varandra.

Det blir särskilt tydligt om Skatteverket betalar ut flera beslut i en och samma utbetalning. Då syns bara ett totalbelopp på bankkontot. Om du har laddat upp beslutet får systemet ett komplett underlag och kan matcha rätt utbetalning mot rätt fakturor.

Manuell matchning av utbetalningar

Du behöver inte ha bankkoppling eller ha laddat upp JSON-filen för att bokföra Skatteverkets utbetalning. Du kan istället registrera betalningen manuellt direkt på fakturan.                                                                                                                              

Du gör detta genom att söka upp fakturan och lägga till en betalning som är markerad som Från Skatteverket.

Läs mer: Registrera betalning                                     

När du sparar skapas ett bokföringsunderlag automatiskt. Det hittar du under Bokföring → Bokför → Att bokföra, där du bekräftar det för att slutföra bokföringen.

ROT och RUT-rapport med statusöversikt

Du kan exportera en ROT/RUT-rapport via Rapporter i bokföringsöversikten. Där får du en tydlig överblick över var i processen dina fakturor befinner sig.

Läs mer: ROT och RUT-rapport