Skicka en e-faktura

Kort om e-faktura

E-faktura är ett sätt att skicka en faktura i ett digitalt format direkt in i mottagande företags bank eller bokföringsprogram utan att behöva skannas eller hanteras manuellt.

Hos oss på fakturan.nu kan du endast skicka e-fakturor till företag. Vi stödjer både Peppol och Svefaktura för e-fakturering.

Om du istället vill skicka en faktura via brev eller e-post till din kund så kan du läsa mer om det här.
Du kan även klicka på denna länk för att läsa mer om vad e-faktura är.  

Gör såhär för att skicka e-fakturor till din kund:

1. ​​Skapa fakturan till din kund:
   Du börjar med att skapa en helt vanlig faktura. Om du vill kan du redan när du registrerar kunden välja e-faktura som förstahandsalternativ för utskick av fakturor samt ange den referens som ska inkluderas vid e-fakturering. Det är mycket viktigt att du anger rätt organisationsnummer på kunden, annars kan inte e-fakturan skickas. 

2. Klicka på knappen - Skicka fakturan:
   När du skapat din faktura så klickar du på knappen Skicka fakturan. Om inte alternativet för Skicka via e-faktura är förvalt så klickar du på den fliken. Se bild nedan.

3. Välj GLN-numret:
   Direkt när du klickar i fältet startar en automatisk sökning på kundens organisationsnummer. Exempelvis kommuner kan ha många GLN-nummer vilket gör att det kan ta lite tid att ladda alla adresser. Om mottagaren redan finns går du vidare till nästa steg och anger kundens referens.
   
   Kunden kan ha flera GLN-nummer, då är det viktigt att du väljer rätt. I fältet kan du söka på alla GLN-nummer som finns registrerade på kundens organisationsnummer. Om GLN-numret inte finns måste kunden först acceptera en inbjudan. Läs mer om det i nästa stycke nedan.  

4. Skriv in referensen för mottagaren:
   Oftast krävs det en speciell referens för att skicka en e-faktura. Vid e-fakturering är det oftast inte en person eller enhet hos mottagaren som ska användas, utan en speciell kod som kunden ger dig. Det är viktigt att det är en korrekt angiven referens då fakturan annars automatiskt kan nekas och returneras.

5. Skicka fakturan:
   När det finns en upprättad koppling till fakturamottagaren går det att skicka fakturan till mottagarens bank eller affärssystem. Om du skickar flera fakturor till samma mottagare rekommenderar vi att du ställer in e-faktura som förvald utskicksmetod för den kunden. Läs mer om detta i stycket: Inställningar för fakturamottagaren. 

Skicka inbjudan

Om fakturamottagaren inte redan finns registrerad måste du först skicka en inbjudan. Det är när du ska skicka fakturan som du kommer att se om du behöver skicka en inbjudan eller inte.  

1. När du skapat din faktura så klickar du på knappen Skicka fakturan. Om inte alternativet för Skicka via e-faktura är förvalt så klickar du på den fliken.
   
   
2. I fliken ser du ett fält som heter "E-fakturamottagare för (kundens organisationsnummer)". Under det finns det ett fält för att söka efter mottagare. När du klickar i fältet får du upp samtliga e-fakturaadresser (GLN) vi har sedan tidigare på kundens organisationsnummer. 
   
   
3. Saknas den adress du söker så kan du längst ner i listan klicka på knappen Lägg till ny e-fakturamottagare och registrera de uppgifter som krävs. Det är viktigt att e-postadressen är till en fysisk person som kan godkänna inbjudan för mottagaren.  
   
   
4. När mottagaren är registrerad och tillagd kommer du att bli notifierad om detta via e-post. När du fått notisen kan du skicka fakturan till din kund.

Om du inte vet vilket GLN-nummer som kunden har och inte kan hitta någon information på kundens hemsida, rekommenderar vi att du kontaktar din kund. En kund, exempelvis en kommun, kan ha flera avdelningar och flera olika GLN-nummer. Det är därför viktigt att du anger rätt GLN. 

Inställningar för fakturamottagaren:

Om du tidigare skickat fakturor till en kund som nu uppger att de vill ha e-fakturor istället så kan du ändra deras inställningar så att e-faktura blir den förvalda utskicksmetoden. 

1. Gå in på kunden som ska ta emot e-fakturan i ditt kundregister.
2. Klicka på "Ändra" i den grå rutan till vänster med kundens uppgifter.
3. I formuläret som dyker upp kan du kryssa i rutan för E-faktura som förvald utskicksmetod.
4. Ange kundens referens. Om du är osäker på vilken referens som er kund vill ha så rekommenderar vi er att kontakta er fakturamottagare då det finns risk för att fakturan inte kommer fram om fel referens anges.
5. Glöm inte att spara ändringarna.

Nästa gång du skickar en faktura till kunden kommer programmet automatiskt välja e-faktura som utskicksmetod.

I formuläret kan du även säkerställa att kundens organisationsnummer och momsregistreringsnummer är korrekt. Uppgifterna måste vara korrekta för att det ska gå att hitta mottagaren och skicka fakturan. 

E-faktura är tillgängligt för alla användare på Guld- och Platinanivå.

Att skicka en e-faktura via Fakturan.nu kostar 2,50 kronor.

Har du några frågor eller behöver mer guidning är du välkommen att höra av dig till vår support på support@fakturan.nu