När du skickar en e-faktura kan mottagaren kräva att fakturan innehåller en särskild referenskod. Referensen används för att mottagaren ska kunna identifiera och hantera fakturan korrekt i sitt ekonomisystem.
Det är mottagaren som anger vilken referenskod du ska använda. Använd endast en referenskod som du har fått från mottagaren. En felaktig referenskod kan leda till att e-fakturan automatiskt avvisas.
Exempel:
Din kund meddelar att e-fakturor ska märkas med referensen ABC123. Då anger du ABC123 i fältet Referens vid e-faktura när du skickar iväg fakturan som e-faktura.
Referenskoden skickas med i filen för e-fakturan, men skrivs inte ut på fakturan.
Var får jag referenskoden?
Referenskoden får du från mottagaren av e-fakturan. Den kan till exempel finnas i en beställning eller i mottagarens faktureringsinstruktioner.
Om du är osäker på vilken referens som gäller kan du kontakta mottagaren innan du skickar e-fakturan.
Spara referensen på kunden
- Gå till Kunder och öppna kunden.
- Klicka på Ändra i rutan med kundens uppgifter.
- Under inställningen för “Skicka fakturor med” väljer du E-faktura.
- Ange referenskoden, exempelvis ABC123, i fältet “Referens vid e-faktura”.
- Klicka på Spara inställningar.
Den sparade referenskoden följer med när du skickar e-fakturan till kunden.
Kontrollera vilken referens som skickades
Du kan kontrollera vilken referenskod som skickades genom att söka upp och öppna fakturan. Under “Historik” till höger hittar du händelsen Skickad som e-faktura. Håll muspekaren över händelsen för att se information om utskicket och vilken referenskod som skickades med.
Läs mer om e-fakturor
En e-faktura skickas elektroniskt direkt till mottagarens ekonomisystem och innehåller den information som behövs för att fakturan ska kunna tas emot och hanteras. Om du vill veta mer om hur e-fakturering fungerar och vad du behöver tänka på innan du skickar din första e-faktura kan du läsa vidare i våra guider.
Läs mer: Vad är en e-faktura?
Läs mer: Skicka en e-faktura