Extrafält är en funktion som du kan använda för att skapa egna fält för information på alla dina kunder. Dina tillagda extrafält kommer att dyka upp på dina kundkort i ditt kundregister så att du där enkelt kan lägga till information som är specifik för varje kund. Du kan sedan bifoga informationen på dina fakturor, offerter, orderbekräftelser och följesedlar.
Ett exempel på ett extrafält som du kan skapa är “Reg. nr.”. När du skapat extrafältet “Reg. nr.” kan du gå till dina kunders respektive kundkort där du lägger till registreringsnumret som gäller för just den kunden.
För att lägga till extrafält som syns på din faktura kan du gå in under Inställningar -> Egna extrafält.
Du hittar även en länk till inställningarna inne på kundens kundkort under rubriken “Egna extrafält”.
Det finns två olika extrafält som du kan lägga till: Korta textfält samt Långa textfält.
Korta textfält
Korta textfält kan användas för att lägga till information om exempelvis registreringsnummer på fordon, projektnummer eller leveransdatum. Ett av de korta textfälten som du skapar kan du välja att visa i sidhuvudet på fakturan, offerten eller ordern.
I nedan bild har ett kort textfält inkluderas med en referens för PO-nummer i sidhuvudet på fakturan.
Placeringen kan variera beroende på vilken mall som du använder. Korta textfält inkluderas inte på mallarna Iconic eller Statisk.
Det är endast möjligt att ha ett kort extrafält som kan inkluderas på dina offerter, fakturor, orderbekräftelser eller följesedlar. Du kan dock skapa fler korta extrafält om det finns övrig kundinformation som du vill spara på kundkortet men som inte ska synas på fakturan.
Det fältet som kommer att synas på fakturan måste ha rutan "visa på faktura" ibockad. När rutan "visa på faktura" är ibockad så kommer fältet även att synas på kundens offerter, orderbekräftelser och följesedlar.
För att ändra vilket fält det är som ska synas på fakturan kan du klicka på pennan som du hittar till höger om det tillagda textfältet.
Då kan du bocka ur rutan "visa på faktura" och välja ett annat kort textfält som ska synas på fakturan.
Rubriken för korta textfält kan vara max 15 tecken långt och det kundspecifika innehållet som läggs till under kunden kan också vara max 15 tecken.
Långa textfält
Långa textfält kan innehålla information som du även kan välja att lägga till som textrader på din faktura, offert, orderbekräftelse eller följesedel. Det kan exempelvis användas för att inkludera information om specifika villkor som du har kommit överens om med din kund.
Flera exempel på användningsområden för långa textfält är:
- Köpeavtal
- Leveransinformation
- Information om vinstmarginalbeskattning
- Detaljerad information om fordon
När du lagt till det kundspecifika innehållet på din kund kommer du att kunna hämta in den informationen till offerten, fakturan, ordern eller följesedeln. För att inkludera informationen klickar du på Fler alternativ (RUT/ROT ect) -> Lägg till extrafält (långa) från kunden.
När du klickar på knappen Lägg till extrafält (långa) från kunden kommer alla långa textfält som du inkluderat information under hämtas för denna kund. Om det finns ett textfält med information som du inte vill bifoga på det specifika dokumentet kan du ta bort det extrafältet genom att klicka på krysset till höger om rutan.
Rubriken för de långa textfälten kan vara 15 tecken lång, men det kundspecifika innehållet som du senare lägger till kan vara 255 tecken.
Egna extrafält är en funktion som finns tillgänglig för våra guld- & platinakunder.