När du har skapat en faktura eller öppnar upp en redan skapat faktura hamnar du i fakturavyn. Till höger om fakturan ser du flera knappar, länkar och funktioner som du kan läsa mer om nedan.
Skicka fakturan
För att skicka en faktura klickar du på den stora gröna knappen Skicka fakturan. Då öppnas ett fönster upp där du kan välja utskickmetod och verifiera uppgifterna som hämtats från kundkortet. För att skicka fakturan klickar du på den mindre gröna knappen Skicka som du hittar i samma fönster. Fakturan skickas iväg och markeras samtidigt som skickad i historiken.
Läs mer: Skicka faktura
Skicka en påminnelse
Om fakturans förfallodatum har passerat dyker en knapp upp till höger om fakturan som låter dig skicka en påminnelse till kunden. Originalfakturan skickas då på nytt till kunden med rubriken "Påminnelse".
Läs mer: Skicka påminnelse
Automatiska påminnelser
Om du vill att påminnelser ska skickas ut automatiskt kan du aktivera vår fakturaservice som heter Auto Mode.
Läs mer: Vad är Auto Mode?
Ändra fakturan
Om du upptäcker ett fel innan fakturan har skickats till kunden kan du ändra fakturan genom att klicka på knappen Ändra faktura till höger. Det går endast att ändra fakturor som ännu inte skickats till kunden.
Läs mer: Ändra fakturan
Skicka till inkasso
Om fakturan inte betalats efter att en påminnelse skickats och förfallodagen har passerat kan du skicka den vidare till inkasso via vår partner PS Finance Group.
Läs mer: Skicka faktura till inkasso
Visa som PDF (Skriv ut)
Genom att klicka på denna länk öppnas fakturan som en PDF i din webbläsare, där du kan välja att spara den på din dator eller skriva ut den.
Skriv ut påminnelse (PDF)
Om fakturans förfallodatum har passerat kan du klicka här för att öppna originalfakturan som PDF med rubriken "Påminnelse".
Duplicera
Om du vill använda en tidigare faktura som mall kan du duplicera den. När du klickar på Duplicera hämtas informationen från den ursprungliga fakturan in i en ny faktura och i redigeringsläget kan du göra ändringar om det skulle behövas.
Kreditera/Delkreditera
Du kan kreditera eller delkreditera en faktura om något behöver korrigeras eller om fakturan skapades felaktigt.
Läs mer: Kreditera faktura
Gå till kund
När du klickar på Gå till kund kommer du att länkas vidare till fakturamottagarens kundkort.
Betald
När kunden betalat fakturan kan du markera den som betald genom att kryssa i denna ruta. Du får då upp ett formulär där du fyller i betalningsuppgifterna och sedan sparar betalningen.
Läs mer: Lägg till en betalning
Använder du vår fakturaservice Auto Mode sker betalningsavstämningen automatiskt. Om du då markerar en faktura som betald manuellt riskerar fakturan att bli överbetald, vilket kan leda till att kunden kontaktas för återbetalning. Därför ska du inte manuellt markera fakturan som betald om Auto Mode är aktiverad och betalningen sker via betalningsombudet.
Läs mer: Betalningar via Auto Mode
Skickad
När du bockar i denna ruta markerar du fakturan manuellt som skickad. Fakturan skickas inte automatiskt till kunden, men statusen i systemet ändras från ej skickad till skickad. Detta är användbart om du exempelvis har laddat ner fakturan som en PDF och skickat den till kunden på ett sätt som inte har en koppling till systemet.
Skicka meddelande
Till din kund
När du har skickat en faktura till kunden kan du sedan fortsätta kommunicera med kunden direkt via fakturan. Till höger om fakturan finns ett fält där du kan skriva och skicka meddelanden till kunden. Då skickas det ett mejl med information om att du har kontaktat dem tillsammans med meddelandet, och om kunden svarar får du ett mejl tillbaka. All kommunikation sparas automatiskt i fakturans historik, vilket gör det enkelt att följa upp konversationen vid behov.
Till PS Finance Group
Om du aktiverat vår fakturaservice Auto Mode, eller om du manuellt har skickat en faktura till inkasso, kan du bocka i alternativet att skicka ett internt meddelande till PS Finance Group. Det är PS som administrerar fakturan och via den här rutan kan du direkt kontakta dem angående fakturan. Meddelandet kommer inte att synas för kunden.
Historik
Längst ner till höger om fakturan kan du se alla händelser som är kopplade till denna faktura i avsnittet Historik. Här kan du bland annat se när fakturan skickades, om kunden öppnat fakturan, registrerade betalningar, meddelanden som skickats via fakturan och mycket mer. Om du håller muspekaren över texten visas ytterligare detaljer, till exempel vilken e-postadress fakturan skickades till och om kunden har öppnat den.