Inställningar på kund
I inställningarna för en kund kan du lägga till kundens faktureringsuppgifter men även övriga uppgifter för kundens ROT, RUT eller Grön teknik-avdrag.
För att lägga till uppgifterna går du in under menyalternativet Kunder och söker upp kunden som du vill ändra. När du fått upp kundens kundkort hittar du en grå rutan till vänster med kundens uppgifter. I rutan hittar du knappen Ändra och när du klickar på den kommer du till redigeringsläget av kundens uppgifter.
I den första delen kan du lägga till kundens kontaktuppgifter samt personnummer. Om du sedan klickar på Visa detaljerade inställningar kan du lägga till uppgifter för avdraget.
Under de detaljerade inställningarna hittar du en sektion med rubriken Extrafält för ROT-avdrag. Uppgifterna du anger där gäller även för RUT och Grön teknik. I den sektionen kan du ange kundens fastighetsbeteckning samt bostadsrättsföreningens organisationsnummer och kundens lägenhetsbeteckning om det behövs.
När du angett alla uppgifter klickar du på knappen Spara kund.
Skapa fakturor
För att lägga till ett ROT, RUT eller Grön teknik-avdrag på din faktura klickar du på knappen Fler alternativ (ROT/RUT etc) och sedan på alternativet Lägg till skatteavdrag för ROT / RUT / Grön teknik när du skapar, eller ändrar, din faktura.
Du får då välja vilken procentsats avdraget ska ha och markera de raderna du vill ska innefattas av avdraget genom att bocka i rutan till vänster om produkten.
Fler alternativ
Under knappen Fler alternativ (ROT/RUT etc) kan du även lägga till fler uppgifter på fakturan genom att klicka på knappen Lägg till kundens extra-fält för ROT-avdrag.
De uppgifter du registrerat under kundens inställningar för ROT eller RUT fylls i på fakturan enligt följande:
- Om det endast finns en uppgift angiven (fastighetsbeteckning, brf org.nr. eller lägenhetsbeteckning) så läggs endast den uppgiften till på fakturan.
- Om kunden har flera uppgifter angivna under sina inställningar så läggs samtliga till på fakturan.
Om det inte finns några uppgifter angivna under kundens inställningar men du klickar på knappen visas samtliga fält som tomma. Du kan då fylla i informationen manuellt direkt på fakturan.
Du kan även lägga till kundens personnummer på fakturan genom att klicka på alternativet Lägg till köparens org.nr. Detta kommer då att lägga till kundens personnumret på fakturan.
Ändringar
Om avdraget överstiger det tillåtna maxbeloppet för skattereduktion eller om din kund redan använt en del av sin tillåtna skattereduktion så kan du i efterhand justera avdraget. När du lagt till skattereduktionen och skapat fakturan kan du sedan gå tillbaka och justera beloppet genom att klicka på knappen Ändra faktura och ändra beloppet för skattereduktionen.
Registrera betalning
När du registrerar en betalning på en ROT-, RUT- eller Grön teknik-faktura får du välja vilken typ av betalning det gäller.
Du kan välja mellan:
Från kund – när kunden betalar sin del av fakturan
Från Skatteverket – utbetalningen från Skatteverket som avser skattereduktionen
Detta gör det enklare att hålla isär kundens betalning och utbetalningen från Skatteverket, så att fakturan får rätt betalstatus.
Om du har kopplat ditt bankkonto kan betalningar matchas och registreras direkt från bankhändelserna.
Läs mer: Koppla dina konton
Inställningar på produkter och tjänster
Under fliken Produkter i huvudmenyn kan du registrera de produkter och tjänster som ditt företag erbjuder. När du registrerar dina tjänster i ditt register kan du markera att den gäller för ROT, RUT eller Grön teknik-avdrag.
När du sedan ska göra ett avdrag på fakturan kommer dessa produkter automatiskt att markeras för avdraget. Om du glömt att markera en produkt för avdrag i ditt register kan du göra det manuellt i redigeringsläget av fakturan.
Exportera
När du skapat en faktura med ROT, RUT eller Grön teknik-avdrag kan du exportera den genom att skapa en XML-fil och ladda upp den på Skatteverkets webbplats.
Detta gör du genom att söka upp fakturan som du har skapat i systemet. När du har den framför dig kan du klicka på knappen Skapa fil för ROT/RUT-import till höger om fakturan för att ladda ner filen.
Om du angett kundens fastighetsbeteckning eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och kundens lägenhetsbeteckning under kundens inställningar så följer dom med i din XML-fil till Skatteverket. Du kan läsa mer om vart du anger informationen i första stycket på denna artikel.
ROT och RUT-rapport med statusöversikt
Du kan skapa en ROT/RUT-rapport för att få en samlad överblick över dina fakturor med ROT och RUT. Rapporten gör det enklare att följa varje faktura genom processen och se vilka fakturor som väntar på export, beslut från Skatteverket, utbetalning eller är färdigbehandlade. Du hittar rapporten genom att klicka på Rapporter i bokföringsöversikten och välja ROT/RUT-rapport.
Läs mer: ROT och RUT-rapport
Bokför kundfakturor med ROT, RUT eller Grön teknik
Bokföringen av kundfakturor med ROT, RUT eller Grön teknik sker i flera steg eftersom betalningen delas mellan kunden och Skatteverket. I bokföringsflödet finns funktioner som hjälper dig att registrera beslut från Skatteverket och bokföra betalningarna på ett mer automatiserat sätt.