Genom att regelbundet kontrollera bokföringen säkerställer du att inga transaktioner eller viktiga uppgifter saknas. Det är viktigt att bokföringen stämmer för att kunna se hur företaget mår och följa lagens krav.
Hur vet du att en bokföringsperiod är klar?
En bokföringsperiod är en viss tidsperiod, exempelvis en månad. Du kan kontrollera att perioden är klar och redo att stängas genom att följa dessa steg:
Kolla att allt är inlagt och synkat
Systemet kan inte veta om all information är korrekt inlagd och synkroniserad. Exempelvis kundfakturor registreras automatiskt om de faktureras via Fakturan.nu, men andra affärshändelser och underlag kan behöva läggas in manuellt i systemet. Det är därför viktigt att gå igenom bokföringen regelbundet och säkerställa att alla uppgifter finns med och är synkroniserade med rätt period.
Kolla så att allt är matchat
När du betalar något från företagets bankkonto, exempelvis en leverantörsfaktura, eller får betalt för en utställd kundfaktura så måste transaktionen kopplas ihop med rätt underlag.
Läs mer: Matcha transaktioner
Avstämning
Under menyalternativet Bokföring kan du se en lista med den pågående månaden samt passerade månader för året. Under namnet på månaden kan du se antalet transaktioner som finns tillgängliga för matchning mot underlag samt hur många matchningar som har genomförts.
Om du klickar på texten för antal matchade transaktioner kommer du att komma till sidan med transaktioner att matcha för den månaden.
Om alla transaktioner är matchade mot underlag kommer du att se en grön bock. Den gröna markeringen betyder att allt är matchat.
Kolla att allt är bokfört
Alla affärshändelser, såsom intäkter, utgifter, och inkommande samt utställda fakturor (gäller vid faktureringsmetoden) ska vara bokförda innan perioden kan stängas.
Läs mer: Bokför underlag
Avstämning
Du kan se antalet affärshändelser som fortfarande behöver bokföras under menyalternativet Bokföring för respektive månad. Om du klickar på länken kvar att bokföra kommer du till sidan där du kan hantera och bokföra dessa underlag.
Om alla händelser är bokförda kommer du att se en grön bock. Den gröna markeringen betyder att alla händelser är bokförda.
Kolla så att periodsammanställningen inte varnar
Genom att klicka på månadens namn under menyalternativet Bokföring öppnar du periodavstämningen för den månaden. Det är en sammanställning som visar en översikt över perioden. Här kan du se om det finns varningar eller meddelanden och komplettera det som saknas.
Läs mer: Periodavstämning