För att hantera bokföringen korrekt är det viktigt att få in alla underlag på rätt sätt. I denna artikel kan du läsa mer om skillnaden mellan intäkter och kostnader, de olika typerna av underlag och hur du laddar upp dem i systemet.
Olika typer av underlag
Kostnadsunderlag
- Kvitto: Vid direktbetalning med kort, Swish eller kontant.
- Leverantörsfaktura: Inköp som ska betalas vid ett senare tillfälle via en faktura.
- Kortfaktura: En faktura från kreditkortsutställaren som sammanställer köp gjorda med företagets kreditkort.
- Övrigt: Underlag som inte passar i någon annan kategori, exempelvis skattebesked.
Läs mer: Olika typer av kostnadsunderlag
Intäktsunderlag
- Kundfaktura: Fakturering där betalning sker vid senare tillfälle.
- Kvitto / kontantfaktura: Intäkter där betalning sker direkt vid försäljning.
- Övrigt: Intäkter som inte skapats i systemet, exempelvis kassarapporter eller momsutbetalningar.
Läs mer: Olika typer av intäktsunderlag
Hur får man in underlag i systemet?
Du samlar in kostnads- och intäktsunderlag på olika sätt i systemet. Nedan hittar du instruktioner för hur du registrerar en kostnad eller en intäkt.
Läs mer: Översikt över samla in
Insamling av kostnadsunderlag
Du har flera alternativ för att samla in dina underlag som du kan läsa mer om här nedan. När ett underlag är uppladdat eller inskickat sparas det automatiskt i systemet.
Fota eller ladda upp underlag
Använd knappen Fota kvitto eller Nytt bokföringsunderlag för att ta en bild av kvitton med din telefon eller ladda upp en fil från din dator. Knappens namn varierar beroende på om du använder en telefon eller dator. När underlaget är uppladdat kan du tolka underlaget med hjälp av AI eller fylla i underlagsformuläret manuellt direkt vid uppladdning eller senare via inkorgen. När fotot är taget och uppladdat, sparas det automatiskt i systemet.
Det går bra att fota eller ladda upp PDF-filer. Om du istället har fått ett digitalt kvitto på ett köp till din mejl kan du enkelt vidarebefordra mejlet med underlaget direkt till systemet.
Mejla leverantörsfakturor och övriga kostnadsunderlag
Om dina leverantörer skickar fakturor digitalt kan du vidarebefordra dem till systemet. Du hittar din förvalda e-postadress för inkommande underlag uppe till höger under Bokföring -> Samla in.
Uppe till höger kan du ändra e-postadressen som underlagen skickas till. Den delen av adressen som du kan ändra är det som står före domänen (@in.fakturan.nu).
Alla underlag som är bifogade som pdf i mejlet till e-posten för inkommande underlag kommer att registreras och visas i inkorgen.
Manuell inmatning
Om du har ett underlag som inte kan laddas upp, kan du klicka på knappen Manuell och fylla i nödvändig information, som leverantör, belopp och datum. Du har även möjlighet att komplettera med en bild av underlaget senare.
Insamling av Intäktsunderlag
Kundfakturor via fakturan.nu
Genom att både fakturera och bokföra via fakturan.nu kan du förenkla hanteringen av kundfakturor. Det du behöver göra är:
-
Skapa fakturor:
Skapa dina kundfakturor direkt på fakturan.nu. All fakturainformation sparas då automatiskt och är redo för bokföring. -
Koppla bankkonto:
Koppla ditt bankkonto med BankID för att transaktionerna ska synkroniseras automatiskt varje natt. -
Matchning av betalningar:
Systemet ger matchningsförslag på inkommande betalningar mot obetalda fakturor. -
Granska och godkänn:
Granska och godkänn bokföringsförslaget. När förslaget är godkänt skapas en bokföringspost med kontering för intäkter och moms.
Läs mer: Bokför kundfakturor
Övriga intäkter
Om du har en intäkt som inte fakturerats via fakturan.nu börjar du med att bokföra affärshändelsen istället för underlaget. För att få in ett underlag som är en övrig intäkt i systemet följer du istället dessa steg:
- Koppla bankkonto: Synka transaktioner via BankID.
- Bokför: Klicka på Bokför en och en, välj konto och klicka på Bokför.
- Granska: Gå till fliken Bokfört för att hitta poster utan underlag.
- Lägg till underlag: Klicka på en post och välj Fota eller ladda upp för att lägga till en bild på kvitto eller en faktura.
Läs mer: Hantera övriga intäkter
Underlag saknas
Läs mer: Hantera transaktioner utan underlag