När du klickar på menyalternativet Bokföring öppnas en översiktssida, och samtidigt visas tre kategorier – Samla in, Matcha och Bokför – i huvudmenyn under Bokföring. Genom att följa stegen kan du enkelt se till att dina underlag och transaktioner matchas och bokförs.
Även om stegen har en viss ordning kan du arbeta med dem i den ordning som passar dig bäst.
Bokföring - Översiktssidan
Översiktssidan ger dig en snabb överblick av din bokföring och företagets ekonomiska aktivitet över tid. Här visas en månadsvis sammanställning och du kan enkelt se vad som är kvar att göra. Läs mer om översiktssidan för bokföring här.
1. Samla in
Det första steget i bokföringsprocessen är att samla in nödvändiga underlag – som kvitton, leverantörsfakturor och andra dokument. Du har flera alternativ för att samla in dina underlag.
-
Fota kvitton:
Genom att klicka på den gröna knappen Fota / ladda upp kan du enkelt ta en bild av ett kvitto med din telefon eller ladda upp filer från din dator direkt till systemet.
-
Maila leverantörsfakturor och övriga kostnadsunderlag:
Om dina leverantörer skickar fakturor digitalt kan du enkelt vidarebefordra dem till systemet. Fakturorna måste vara bifogade som PDF-filer för att systemet ska kunna registrera dem korrekt.
-
Kundfakturor via fakturan.nu:
Genom att fakturera via fakturan.nu förenklas och automatiseras hanteringen av kundfakturor för effektivare bokföring. När du skapat fakturor och kopplat ditt bankkonto via BankID kommer transaktioner att synkas varje natt och automatiskt matchas mot dina obetalda fakturor. Bokföringsposten skapas också automatiskt med rätt konton.
-
Manuell inmatning:
Om du har ett underlag som inte kan laddas upp, kan du klicka på knappen Manuell.
Underlagsformuläret
Du kan tolka dina underlag med hjälp av AI eller manuellt.
När du påbörjar tolkningen visas ett formulär där du fyller i detaljer om underlaget.
Läs mer: Hantera kostnadsunderlag.
AI-tolkning
Klicka på knappen Tolka automatiskt med AI för att göra en AI-tolkning av underlagen. Då fylls tolkningsformuläret i automatiskt och hela deras innehåll blir dessutom sökbart.
Fält i underlagsformuläret
Leverantör
I fältet för leverantör väljer du den leverantör som tillhandahåller tjänsten eller varan som underlaget är kopplat till.
Typ av underlag
Det finns 4 olika typer av underlag du kan registrera:
- Kvitto / kontantfaktura
- Leverantörsfaktura
- Kortfaktura
- Övrigt / annat
Det är viktigt att underlagen blir rätt. Om du känner dig osäker så kan du läsa mer om de olika typerna av kostnadsunderlag.
Totalsumma
Det totala belopp som ska betalas, inklusive moms.
Valuta
Välj den valutan som fakturan har. Om du väljer en annan valuta än SEK kan du även fylla i summan i SEK för att systemet sedan kan matcha underlaget mot transaktionen.
Olika datum
Beroende på typ av underlag finns det flera olika fält för datum som du behöver ange.
- Datum – då kvittot skapades och köpet genomfördes
- Fakturadatum – datumet som är angivet på underlaget
- Förfallodatum – underlagets förfallodatum
- Betaldatum – fylls endast i om underlaget redan är betalad
Fakturanummer
Om du har en leverantörsfaktura behöver du ange fakturanumret på underlaget.
Kommentar
Du har även möjlighet att lägga till en kommentar på underlaget, exempelvis om fakturan är kopplad till en specifik beställning eller avtal så kan du lägga till det som en kommentar.
Momstyp
I detta fält kan du välja den momstyp som underlaget har. Exempelvis om fakturan gäller:
- Köp i Sverige med vanlig moms
- Momsfritt köp i Sverige
- Inköp från annat EU-land
- Inköp utanför EU
Summa för respektive momssats
Här specificerar du den tillämpade momssatsen och dess summa.
Kategorier
För att förenkla bokföringen eller ge din redovisare information om utgiften, behöver du välja en kategori för underlaget. I systemet finns det flera förinställda kategorier att välja mellan som är vanliga hos många företag. Om ingen av dessa passar kan du skapa egna kategorier genom att klicka på knappen redigera.
2. Matcha
För att kunna matcha dina insamlade underlag med dina transaktioner måste du först importera transaktionerna.
Koppla bank- och skattekonto
Koppla ditt bank- och skattekonto via BankID så att alla dina transaktioner synkroniseras automatiskt varje natt. Läs mer om hur du kopplar bankkonton.
Skattekonto som enskild företagare
Som enskild företagare har du inget särskilt skattekonto för företaget. Läs mer om skattekonto som enskild företagare.
Matcha transaktioner
Klicka på den gröna knappen Matcha transaktioner för att få fram en lista över alla transaktioner som skett på dina konton.
Transaktionens status
Systemet synkroniserar dina transaktioner automatiskt varje natt och visar både transaktioner som ännu inte har matchats och förslag på matchningar för transaktioner. Transaktionerna får då olika färger beroende på deras status:
-
Grått:
Visar de transaktioner som inte har matchats med ett underlag. -
Grönt:
De transaktioner som har matchats med ett underlag. -
Gul:
När det är en tvetydig matchning som du måste ta ställning till.
Bekräfta matchning
Auto matchning
När systemet föreslår en auto matchning behöver du bara godkänna matchningen.
Manuell matchning
Om det saknas ett matchningsförslag, men du vet att underlaget är uppladdat, kan du själv hitta det genom att klicka på transaktionen. I drop-down-menyn som dyker upp kan du då klicka på knappen Koppla befintligt för att hitta det uppladdade underlaget.
Multimatchning
Om du har exempelvis bankgiro så kan flera inbetalningar betalas ut till ditt konto i samma utbetalning. Systemet försöker då hitta ett antal underlag som tillsammans matchar utbetalningen. Det kallas multimatchning.
Hantering av transaktioner utan underlag
Om du har en transaktion utan ett tillhörande underlag måste du ange varför. Läs mer om hur du hanterar transaktioner utan underlag.
3. Bokför
Under menyalternativet Bokför hittar du en sida med flera flikar som du kan läsa mer om nedan.
Att bokföra
Under denna flik hittar du en lista med alla affärshändelser som är registrerade.
Status
Längst till höger för varje listpunkt kan du se affärshändelsens status. De olika statusar som finns är:
-
Underlag saknas:
Det finns en transaktion som saknar tillhörande underlag, vilket innebär att du behöver ladda upp eller skapa det för att fortsätta. -
Redo för bokföring:
Transaktionen har ett fullständigt underlag och är klar för att bokföras. -
Ofullständig:
Transaktionen är inte komplett och behöver ytterligare information eller redigering innan den kan bokföras.
Hur du bokför en affärshändelse
Det finns två sätt att bokföra affärshändelser på:
-
Utgå från ett registrerat underlag/affärshändelse.
-
Skapa en ny bokföringspost i systemet.
Läs mer: Bokför underlag
Bokför en och en
Klicka på knappen Bokför en och en för att gå igenom hela flödet med registrerade affärshändelser som ska bokföras. När du klickar på knappen kommer du till en vy där du skapar en ny bokföringspost. Till vänster kan du se transaktionens underlag och till höger hittar du ett bokföringsformulär. Här kan du ange:
-
Beskrivning av bokföringspost:
Beskriv kort syftet eller sammanhanget för denna bokföring, exempelvis "Inköp av kontorsmaterial" eller "Fakturabetalning för leverantör". -
Bokföringsdatum:
Ange det datum när transaktionen skedde eller ska bokföras. -
Konton:
Du kan söka efter rätt konto genom att börja skriva kontonumret eller kontonamn. -
Transaktionsinfo:
Visar det underlag som bokföringsposten blir kopplad med. Det finns även en länk till underlaget under formuläret. -
Debet:
Fyll i belopp som ska bokföras på debetsidan, baserat på kontot du valt. -
Kredit:
Ange belopp för kreditsidan, även här beroende på det specifika kontot.
Välj affärshändelse att bokföra
Du kan även välja en specifik affärshändelse i listan under Att bokföra. När du klickar på affärshändelsen kan du se bokföringsförslaget och klicka på knappen Redigera och bokför för att öppna upp den för ändringar och bokföring.
Bokfört
Under denna flik kan du se alla bokföringsposter som är bokförda.
Huvudbok
Under fliken huvudbok kan du se en detaljerad översikt över alla bokförda transaktioner för ditt företag sorterade per konto.
Exportera underlag
Om du ska exportera bokföringsunderlag till ett annat bokföringsprogram kan du göra detta under denna flik.
Läs mer: Exportera bokföringsunderlag
Kontoplan
Fliken kontoplan visar en översikt av alla konton som används för bokföring.
Läs mer: Kontoplan